Identifier clairement le vendeur et le client
Toute facture commence par l'identité des deux parties. Côté vendeur : la dénomination sociale (ou nom et prénom pour un entrepreneur individuel), l'adresse du siège, la forme juridique et, s'il y a lieu, le capital social. Côté client professionnel : sa dénomination et son adresse de facturation. Ces informations doivent permettre d'identifier sans ambiguïté qui vend et qui achète.
- Dénomination ou nom du vendeur, adresse, forme juridique
- Numéro SIREN ou SIRET du vendeur, et numéro RCS ou RM selon l'activité
- Dénomination et adresse du client professionnel
- Adresse de livraison si elle diffère de l'adresse de facturation
Numéroter et dater : les repères qui rendent la facture unique
Chaque facture porte un numéro unique, issu d'une séquence continue et sans rupture : c'est ce qui garantit qu'aucune facture ne manque à l'appel. S'ajoutent la date d'émission et la date de la vente ou de la prestation. Ce trio numéro, date d'émission, date d'opération est le socle de toute traçabilité comptable.
- Numéro de facture unique, basé sur une séquence chronologique continue
- Date d'émission de la facture
- Date de la vente du bien ou de la fin de la prestation
- Le numéro doit suivre une numérotation sans trou ni doublon
Détailler ce qui est vendu, et à quel prix
Le corps de la facture décrit précisément l'objet de la transaction. Pour chaque ligne : la désignation du produit ou de la prestation, la quantité, le prix unitaire hors taxes. Les rabais, remises ou ristournes acquis à la date de la vente doivent apparaître. On aboutit au total hors taxes, puis, avec la TVA, au total toutes taxes comprises.
- Désignation détaillée de chaque produit ou prestation
- Quantité et unité, prix unitaire hors taxes
- Réductions de prix acquises à la date de l'opération
- Total hors taxes, puis total toutes taxes comprises
La TVA : taux, montant et numéro d'identification
La facture doit afficher, pour chaque taux applicable, le montant de TVA correspondant, ainsi que le taux appliqué. Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur figure sur la facture, tout comme celui du client dans certains cas, notamment les opérations intracommunautaires. Si vous relevez de la franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA : la facture doit alors porter la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » et n'affiche que des montants hors taxes.
- Taux de TVA appliqué et montant de TVA par taux
- Numéro de TVA intracommunautaire du vendeur
- Mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » en franchise en base
- Mentions spécifiques pour l'autoliquidation ou l'exonération, selon le cas
Paiement, échéance et pénalités de retard
La facture précise la date à laquelle le règlement est dû, ainsi que les conditions de paiement. Entre professionnels, elle mentionne le taux des pénalités de retard applicables et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard. Le taux de l'escompte est indiqué s'il y a lieu, ou son absence. Ces mentions protègent votre trésorerie autant qu'elles remplissent une obligation légale.
- Date d'échéance et conditions de règlement
- Taux des pénalités de retard entre professionnels
- Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard
- Conditions d'escompte, ou mention de leur absence
Éviter les oublis avec un logiciel de facturation
La difficulté n'est pas de connaître ces mentions une fois : c'est de les reporter sans faute sur chaque facture, année après année. Un logiciel de facturation les pré-remplit à partir de votre profil et de la fiche client, gère la numérotation continue automatiquement et applique le bon régime de TVA. Dans ALKAE, la facture naît directement depuis la fiche du client, reprend ses coordonnées et enchaîne devis, signature et facture sans ressaisie. En cas de doute sur un point précis, référez-vous toujours à la source officielle service-public.fr.